규정집
전체색인
 
> 대학행정 > 사무행정 > 사무관리규정 

4114사무관리규정

 
사무관리규정
 

제1조

(목적) 이 규정은 국민대학교 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 행정의 간소화, 신속화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 제고함을 목적으로 한다.

제2조

(정의) 이 규정에서 사용하는 정의는 다음과 같다.
1. "문서"라 함은 본 대학교 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 또는 시행된 문서(도면, 사진, 디스크, 필름, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 본 대학교가 접수한 모든 문서를 말한다.
2. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.

제3조

(문서의 종류) 문서는 법규문서, 학적문서, 지시문서, 공고문서와 일반문서로 나눈다.
1. 법규문서는 법규, 훈령, 정관, 학칙 및 규정류에 관한 문서를 말한다.
2. 학적문서는 졸업생 및 재학생의 학적과 성적을 기록한 문서를 말한다.
3. 지시문서라 함은 지시, 발령 및 일일명령 등 총장 또는 상위직 부서장이 하위부서 및 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
4. 공고문서는 공고, 광고 등 일정한 사항을 교직원 및 학생과 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.
5. 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서를 말한다.

제4조

(문서의 성립 및 효력 발생) ① 문서는 법령, 학칙 및 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 해당 문서에 대한 결재(전자결재 포함)가 있음으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다.)됨으로써 그 효력을 발생한다.

제 2 장 문서의 작성

제5조

(문서의 일반사항) ① 문서는 표준어를 사용하며 한글로 띄어서 가로쓰기를 원칙으로 하되, 말의 전달이 곤란한 것은 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어 쓴다. 그러나 법규문서 및 학적문서에는 한자를 혼용할 수 있다.
② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다. 다만, 문서 및 유가증권에 금액을 표시할 때에는 한글과 숫자를 쓰되, 한글로 표시한 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 아라비아 숫자를 쓴다.
(예시) 일금일십일만삼천원정(\113,000)
③ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표시하되 월일의 경우에는 두자리 숫자로 표시하며, 연월일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점 ( . ) 을 찍어 년 월 일을 구분한다.
(예시)1997.02.05
④ 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 따라 두 자리의 숫자로 하되, 시, 분의 글자는 생략하고 두점 ( : )을 찍어 시, 분을 구분한다.
(예시) 09:05
⑤ 문서의 용지는 학적부, 도면, 통계표, 증명서류, 기타 특정한 용도의 문서를 제외하고는 A4용지(210㎜ × 297㎜)를 사용함을 원칙으로 한다.

제6조

(글의 색채) 도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 푸른색 또는 검은색으로 한다. 그러나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시를 할 때에는 다른 색을 사용할 수 있다.

제7조

(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 그러나 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 곳의 난밖에 정정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.
② 전자문서를 전항의 규정에 따라 수정할 수 없을 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제8조

(문서의 간인) 다음 각호에 해당하는, 두 장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인을 하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 허가·인가 및 등록 등에 관계되는 문서
3. 중요 예산에 관련된 문서
4. 직제 및 인사에 관련된 문서
5. 기타 중요하다고 판단되는 문서
6. 전자문서의 간인은 문서의 하부중앙에 전체면수와 그면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입하는 방법으로 할 수 있다.

제9조

(면표시) ① 문서가 두장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전체면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다.
② 붙임서류에는 각 붙임별로 면의 표시를 따로 하며 전체면수는 생략할 수 있다.

제10조

(문서의 구성) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 수신처 및 경유로 한다.
2. 본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문서서명·전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다.) 발신번호와 시행일자, 접수번호와 접수일자, 발신기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·모사전송번호, 기안자의 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
② 문서의 분류기호는 부서명(약어)으로 하며, 각 부서단위로 세분화하되, 각 처ㆍ실과 부속기관 및 부설연구소 단위로 할 수도 있다.
③ 문서번호는 부서명(약어)-부서코드-연도별 일련번호로 한다.
④ 두문의 수신란에는 수신처명을 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰며, 수신처가 두 곳 이상인 경우에는 두문의 수신처란에 “수신처 참조”라고 쓰고 본문의 발신명의 밑에 쪽 기본선에 맞추어 수신처란을 설치하여 수신처를 표시한다.

제11조

"삭제" <2004.05.17.>

제12조

(항목구분과 끝 및 첨부 표시) ① 문서의 내용은 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다.
1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3.,………로 나누어 표시한다.
2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다.,………로 나누어 표시한다.
3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3),………로 나누어 표시한다.
4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다),………로 나누어 표시한다.
5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3),………로 나누어 표시한다.
6. 여섯째 항목의 구분은 (가)., (나), (다),………로 나누어 표시한다.
7. 일곱째 항목의 구분운 ①, ②, ③,………로 나누어 표시한다.
8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰,………로 나누어 표시한다. 9. 제2호, 제4호, 제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상
더 계속되는 때에는 거., 거), (거),, 너., 너), (너), , ……로 이어 표시한다.
② 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며, 붙임이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.
③ 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿을 때에는 다음줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝"표시를 한다.
④ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽 끝에 "끝"표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항 끝나는 경우에는 제2항의 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음칸에 "아래빈칸"표시를 한다.
⑤ 일괄기안의 경우에는 각 안마다 제2항 내지 제4항의 규정에 의하여 "끝"표시를 한다.

제13조

(발신명의) ① 문서는 총장 명의로 발신함을 원칙으로 한다.
② 동조 제1항의 규정에도 불구하고 위임전결규정에 의하여 위임받은 사무를 시행할 때에는 각 처ㆍ대학(원)장 등 소속장의 명의로 문서를 발신할 수 있으며, 부속기관 및 부설연구소의 장은 그 소관사무에 관하여 그 명의로 문서를 발신할 수 있다.
③ 교내의 각 부서 상호간에 수발되는 문서는 각 소속장의 명의로 발신한다.

제14조

(직인날인) 임용장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 대외로 발신하는 문서에는 직인(전자이미지 직인 포함)을 찍어야 한다.

제 3 장 문서의 처리

제15조

(문서의 접수) 대외 문서는 처리부서에서 접수한다.

제16조

(문서의 분류 및 처리) ① 처리부서에서 문서를 접수한 때에는 부서 문서수발 담당자가 문서접수부(별지 제1호 서식)에 기재하고, 결문의 접수란에 접수일자 및 접수번호를 기재한 뒤, 문서처리인(별지 제2호 서식)을 찍은 후(전자결재문서는 자동생성) 각 처리담당자에게 인계한다.
② 처리담당자는 결재할 자의 범위를 정하여 각 보조기관을 거쳐 결재를 받아 문서를 처리한다. 다만, 전자문서인 경우에는 결재하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

제17조

(기밀문서의 처리) 친전 및 인비 등 기밀에 속하는 문서(이하 기밀문서라 한다)는 총무팀장이 직접 개봉하고 기밀문서접수부(별지 제3호 서식)에 기재 처리하여야 한다.

제18조

(문서의 기안) ① 문서의 기안은 기안용지(별지 제4호 서식)에 의하여야 한다.
② 내부보고 또는 내부결재문서에도 기안용지를 사용할 수 있다. 이 경우에는 수신란에 "보고", "품의" 또는 "내부결재"의 표시를 하여야 한다.
③ 증명서 교부 기타 반복되는 간소한 사무에 관한 문서는 기안을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기재하여 처리할 수 있다.
④ 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정된 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다. 이 경우에는 각 안별로 시행문을 따로 작성하여야 하며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 문서번호를 사용하여 같은 일자에 시행하여야 한다.
(예시)
수신  각안참조(제1안-제2안)
경유  (제 1 안) 내부결재
제목

제19조

(공람) 처리담당자 이외의 부서원이 별도처리 또는 참고할 필요가 있는 문서는 공람하여야 하며, 공람하였다는 기록이 문서상에 표시되어야 한다.(전자결재문서는 자동생성)

제20조

(검토 및 협조) ① 기안문은 보조기관의 검토를 거친 후 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 기안문의 내용이 다른 부서에 관련 되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 의하여 협조를 얻어야 한다.

제21조

(기밀문서의 기안) 기밀문서의 기안 중 인사에 관한 것은 "인비", 기타의 것은 "비"의 표시를 하고 결재시에는 반드시 봉투를 사용하여야 한다.

제22조

(특별처리의 표시) 시행시 인비, 친전, 등기, 지급, 특사, 전화, 전보 기타 특별한 처리를 요하거나 특수한 용지로 사용할 필요가 있는 것은 기안용지의 여백에 그 사유를 기재하여야 한다.

제23조

(첨부물 표시) 발신문서에 첨부할 금품 등이 있을 때는 기안용지의 여백에 「첨부물 있음」의 표시를 하여야 한다.

제24조

(결재) ① 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재권자는 위임전결규정이 정하는 바에 따라 전결권자로 하여금 결재케 할 수 있다. 이 경우 전결하는 자의 결재란에 “전결”과 “전결일자”를 표시하고 전결하는 자의 결재란에 서명 또는 날인하며 상위결재란은 생략한다.
③ 결재권자가 출장, 휴가 기타의 사유로 상당한 기간이 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후열을 받아야 한다.
④ 대결한 문서중 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후결을 받아야 한다.
⑤ 문서의 신속한 결재를 위해 필요한 경우 교내 전산망을 통한 전자결재를 시행할 수 있다.

제25조

(문서의 시행) 결재된 문서는 수신자별로 시행문(별지 제4호 서식)을 작성하여야 한다.

제26조

(문서의 발송) ① 주무팀은 총장 명의로 발신하는 문서에는 총장직인(전자이미지직인 포함)을 찍거나 총장이 서명(전자문자서명 제외)을 하고, 제13조 제1항, 제2항에서 규정한 명의로 발신하는 문서에는 해당 소속장의 직인(전자이미지직인 포함)을 찍거나 소속장이 서명(전자문자서명 제외)하여 처리부서에서 발송한다.
② 특별한 사유가 아닌 경우에 대내문서 및 전자결재문서는 전자문서시스템상에서 발송하는 것을 원칙으로 하되, 대외문서, 종이문서 등은 인편, 우편 및 모사전송 등을 통하여 발송할 수 있다.
③ 문서발송시 경미한 문서 또는 전자문서에는 “직인생략”을 할 수 있다.
④ 문서를 발송할 때에는 발송부(별지 제6호 서식)에 의하며, 경미한 문서는 문서발송부 기재를 생략할 수 있다.

제27조

(문서의 통제) ① 총무팀은 문서의 발송전에 다음 각 호의 사항을 검토하고 기안지의 통제란에 문서통제검열인(별지 제9호 서식)을 찍는다.
1. 결재권자의 결재 여부
2. 다른 문서와의 내용상 중복 여부
3. 기안문과 시행문의 일치여부
4. 전결구분의 착오 여부
5. 문서처리기한의 경과 여부
6. 붙임의 확인
② 전자결재시스템에서 결재 및 발송되는 문서의 통제는 생략할 수 있다.

제28조

(문서의 열람) 각 주무팀장은 상호간 사무수행상 필요한 때에는 문서를 열람하게 한다.

제 4 장 문서의 보존

제29조

(문서의 편철) ① 처리가 끝난 문서는 매안건마다 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 보관철(홀더)에 철하여 보관한다.
② 보관철은 기능별, 연도별, 보존기간별로 설정하되 보관철내의 문서는 200매를 기준으로 함을 원칙으로 한다.
③ 완결된 1건 문서는 보관철의 조견표시가 있는 면에 완결일자순으로 최근문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대편에 색인목록(별지 제8호 서식)을 붙인다.

제30조

(특수문서의 보관) 유첨물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.

제31조

(문서참조표) 1건철의 문서중 한 문서 내용이 다른 1건철의 문서와 관련이 있을 경우에는 관련이 많은 1건철에 철하고 관련이 적은 1건철에는 원문에 갈음하여 문서참조표(별지 제9호 서식)를 철한다.

제32조

(서류함) 완결된 문서는 서류함에 보관하되 서류함의 각 서랍안의 앞쪽에 보관철 색인표(별지 제10호 서식)를 비치하여야 한다.

제33조

(미결문서의 보관) 1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함 또는 서랍에 보관한다.

제34조

(기밀문서의 보관) 완결된 문서중 친전 및 인비 등 기밀에 속하는 문서는 따로 편철하고 보관철 표면에 「비」의 표시를 하여 특별한 서류함에 보관한다.

제35조

(문서이관) 완결된 문서의 보관문서철중 수시로 열람할 필요가 없는 문서철은 익년도 개시 2개월 이내에 보존문서인계이관서(별지 제11호 서식)에 의하여 총무팀에 이관하여 정리 보관하게 한다. 그러나 수시로 열람할 필요가 있는 문서철은 주무부서에서 계속 보관할 수 있다.

제36조

(보존) ① 모든 보관철은 연도별, 기능별, 보존기간별로 보존하여야 한다.
② 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 보존문서기록대장(별지 제12호 서식)에 그 현황을 기재하여 비치하여야 한다.

제37조

(전자문서의 보존 및 관리) ① 전자문서는 컴퓨터파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터파일과 장기보존가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다.
② 전자문서를 보존 및 관리함에 있어서 멸실·분실·도난·유출·변조 또는 훼손되지 아니하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

제38조

(문서의 마이크로필름 등에 의한 보존) ① 각 부서에서 보존하고 있는 문서는 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.
② 전항의 규정에 의하여 문서를 수록한 마이크로 필름 또는 광디스크는 당해 문서가 폐기된 경우에 한하여 이를 보존중인 문서로 본다.

제39조

(대출 및 열람) 보존중의 보관철은 업무수행상 필요한 때에는 이를 대출하거나 열람케 할 수 있다.

제40조

(보존기간) ① 완결된 문서는 다른 규정에 특히 규정한 것을 제외하고는 다음의 구분에 의한 기간동안 보존한다.
1. 영구 : 영속적 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거로서의 가치 또는 참조의 필요가 있거나 중요연혁을 증명하는 서류 또는 역사적 가치가 있는 문서
2. 20년 : 제규정, 제도, 중요정책 이나 대규모 사업의 계획수립을 위하여 작성한 연구·검토문서로서 10년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서
3. 10년 : 일반정책에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고문서
4. 5 년 : 예산, 결산 및 회계관계 증빙문서, 각종 증명서 발급관계 문서 및 단기적 업무계획에 관한 문서 등 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 1년 초과 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서
5. 1 년 : 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참조할 필요가 없는 문서로 일일명령, 회보 등 기관내 단순업무에 관한 문서
② 전항의 보존기간은 완결연도의 다음해 3월 1일부터 기산한다.

제41조

(문서의 폐기) ① 보존기간이 끝난 문서는 보존문서기록대장에 홍색글씨로 폐기일자를 기입한 후 폐기하여야 한다.
② 폐기되는 모든 문서에는 폐기인(별지 제13호 서식)을 찍는다.
③ 폐기문서는 기밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생활용할 수 있도록 한다.
④ 문서(보존기간이 영구인 문서는 제외한다)가 제36조의 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존기간에도 불구하고 이를 폐기할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인 전자 문서는 보존기간 중 이를 폐기할 수 없다.

제42조

(점검 및 소독) 모든 문서는 3월에 기록대장과 대조 확인하고 방화 방독을 하여야 한다.

부 칙

① (시행일) 이 규정은 1974년 10월 1일부터 시행한다.
② (폐지) 이 규정은 시행과 동시에 종전 시행하던 일반사무처리규정은 이를 폐지한다.
③ (경과조치) 이 규정은 시행당시 이미 인쇄된 종전 서식은 이 규정에 의한 서식과 병용한다.

부 칙

이 규정은 1977년 9월 1일부터 시행한다.
이 규정은 1981년 3월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 1997년 9월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 1999년 5월 26일부터 시행한다.


부 칙


① (시행일) 이 개정규정은 2004년 5월 17일부터 시행한다.
② (경과조치) 이 개정규정 시행일 이전 전자결재 시범운영기간에 결재된 전자결재 문서의 효력을 인정한다


부 칙


이 개정규정은 2005년 6월 1일부터 시행한다.

부 칙


이 개정규정은 2009년 3월 1일부터 시행한다. 

부 칙


이 개정규정은 2012년 1월 1일부터 시행한다. 


(참고)

문서규정 제40조의 보존기간 예시

1.

영구
가. 중요 학교정책에 관한 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서
나. 영속성이 있는 문서로 후일 증거가 될 문서(학적부, 재적부, 교직원인사대장)
다. 권리 및 재산의 득실·보존·변경에 관한 문서
라. 중요 법적 근거 문서
마. 기타 역사적 의미가 있는 특별한 기념행사 또는 의전행사에 관한 문서, 통계문서 등 영구적으로 보존할 필요가 있다고 인정되는 문서

2.

20년
가. 제규정, 제도, 중요 정책이나 대규모 사업의 계획 수립을 위하여 작성한 연구·검토문서 중 30년 이상 보존 대상에 해당하지 아니하는 문서로서 10년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서
나. 소송 및 등기에 관한 문서
다. 인사 및 등기에 관한 문서
라. 훈령·예규의 원본문서
마. 각종 인·허가 및 면허 등에 관한 원본문서
바. 기타 영구적으로 보존할 필요는 없으나 행정 업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 10년을 초과하여 20년을 보존할 필요가 있는 문서

3.

10년
가. 업무상 사고에 관한 문서
나. 회계경리에 관한 제장부 및 각종회계 부표
다. 각종 감사관계문서
라. 중요한 사무인계서
마. 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 5년을 초과하여 10년을 보존할 필요가 있는 문서

4.

5년
가. 일반 왕복문서
나. 예산·결산 및 회계관계 증빙문서
다. 비교적 경미한 통지서류, 신고서류, 조사서류 및 참고서류
라. 각종 업무일지
마. 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명 등을 위하여 1년을 초과하여 5년을 보존할 필요가 있는 문서

5.

1년
가. 극히 경미한 왕복문서, 회보
나. 극히 경미한 통지서류, 신고서류, 조사서류 및 참고서류
다. 일시의 사용에 그치는 장부 또는 일시의 처리에 그치는 서류
라. 문서의 사본, 부본 등의 서류



※ 별표 및 별지서식은 전문내용을 참조하시기 바랍니다.

 
02707 서울특별시 성북구 정릉로 77 국민대학교 ※ 규정집 관련 문의 : 910-4164, FAX : 910-4169
KOOKMIN UNIVERSITY, 77 JEONGNEUNG-RO, SEONGBUK-GU, SEOUL, 02707, KOREA